Produttività ed efficienza aziendale sono fondamentali per aumentare la capacità di attrarre nuovi clienti e migliorare introiti e profitti. In tal caso, non bisogna sottovalutare la gestione documentale, che se svolta correttamente tramite Social Business e digitalizzazione dei processi, è di estrema importanza in termini di produttività.
I software di gestione documentale per aziende e PA sono delle soluzioni in grado di gestire ed archiviare nel migliore dei modi i dati e le informazioni aziendali: sul mercato sono disponibili diverse soluzioni, con un offerta che spazia dalle suite ad elevata copertura funzionale e sistemi best-of-breed, progettati per operare in precise aree, ma anche software per sistemi integrati.
Se non sai quale è il miglior software aziendale per le tue esigenze, in questa guida ti aiuteremo a comprendere quali sono le caratteristiche fondamentali per la scelta di un software di gestione documentale e di Sistemi di Document Management (DMS). Continuando a leggere imparerai ad orientarti al meglio tra le diverse soluzioni, scoprendo le varie funzionalità base e quelle on-premise, analizzando i software che interagiscono tramite cloud e piattaforme documentali ibride ed enterprise. La Digistal Trasformation è alla base del cambiamento aziendale ed apporta numerosi passaggi: iniziamo dal software di gestione documentale.
Software documentale: vantaggi e funzionalità per le aziende e PA
Nell’epoca della digitalizzazione e dello smart working è sempre più importante per aziende e PA ottenere il massimo in termini di gestione documentale. Tramite un corretto processo e software mirati per raggiungere i propri obbiettivi, è possibile aumentare l’efficienza e garantire sempre una protezione massima dei dati e dei file aziendali, tramite backup sicuri.
Attraverso i migliori software di gestione documentale potrai condividere ila materiale aziendale ed i dati in pochi minuti, catalogare i documenti con catagorie, sottocategorie e tag, così da facilitarne la ricerca, ma non solo, molti software sono in grado di garantire la disponibilità dei file anche da remoto, così da accedervi in pochi clic ovunque ci si trovi, riducendo gli spazi di archiviazione.
Utilizzati in ogni settore aziendale, dalla ristorazione all’amministrativo, dal commerciale al sanitario, ma anche in caso di piccole aziende di professionisti, i software di gestione documentale apportano numerosi benefici nell’organizzazione. Ottenere dei file di backup sicuri è importantissimo, sia per non perdere mai i dati, ma anche per rendere quest’ultimi inalterabili da usura e tempo. Archiviare e gestire i propri documenti aziendali tramite software utilizzando Backup e Distaster Recovery, è indispensabile per salvaguardare al meglio il proprio business e prevenire una perdita di informazioni e quindi economica.
Soluzioni e funzionalità dei software di gestione documentale
Per scegliere al meglio un software di gestione documentale, si devono conoscere le caratteristiche e le funzionalità base che caratterizzano in genere un sistema di gestione documentale e di archiviazione in backup.
Prima di tutto bisogna distinguere tra le funzioni di archiviazione e di ricerca documenti: i migliori software di gestione documentale permettono una conservazione sostitutiva e digitale, garantendo entrambe le funzionalità di backup e di ricerca veloce dei documenti.
In particolare tra le diverse soluzioni esistono quelle:
- On-premise;
- Cloud;
Il più tradizionale è il sistema di archiviazione documentale e gestione dei file On-premise: questi software si possono istallare direttamente in casa dall’utente ed utilizzano i server e gli hardware aziendali.
Le soluzioni tramite software gi gestione documentale tramite cloud, sono fruibili attraverso la nuvola, quindi si appoggiano a server di terze parti, ovvero quelli dei provider del servizio. In questo modo si pò accedere ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione hardware. Altri vantaggi di questa soluzione si riscontrano nella possibilità di evitare di investire in risorse hardware o di personale necessario all’implementazione, ma anche nella caratteristica di questi sistemi di mantenere costantemente aggiornato lo stato dell’arte.
Attraverso i sistemi clou si potrà accedere ai file di backup standardizzando l’esperienza dell’utente e scalando in maniera elastica la capacità del rapporto alle esigenze di business.
Ovviamente, la migliore delle soluzioni è quella ibrida che, a seconda delle necessità aziendali e d’utente, è in grado di trarre sia i vantaggi del sistema On-premise che di quello Cloud. In questo modo le risorse infrastrutturali ed hardware aziendali si possono integrare e sono in grado di interagire con le applicazioni ed i servizi implementati su cloud.
Quali caratteristiche deve avere un software per la gestione documentale?
Tra le caratteristiche fondamentali di un software di gestione documentale aziendale, questo deve essere:
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- In grado di sostenere carichi elevati di lavoro: quantità di documenti e alto numero di utenti connessi contemporaneamente;
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- Potente e scalabile;
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- Conforme alle normative vigenti in Italia in merito all’archiviazione dati aziendale;
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- Avere le potenzialità do una piattaforma enterprise;
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- Dotata di elevata sicurezza ed affidabilità, sia in funzioni di backp che in load balancing o fault tolerance.
Questi software professionali sono in grado di sviluppare ad hoc delle funzionalità mirate alla propria azienda, tramite strumenti “agili” e smart e sono facilmente fruibili e molto versatili nell’interfaccia, ma anche accessibili tramite tablet e smartphone. Utilizzando queste soluzioni gestionali d’archiviazione d’impresa, si consente l’uso della piattaforma in modalità collaborativa attraverso un portale aziendale.
Appoggiarsi a sistemi di questo tipo è quini di estrema importanza per le aziende di oggi e di domani che vogliano operare in modo competitivo all’interno del proprio mercato.
